Регламент аппарата акима Черкасского сельского округа
 
Утвержден
распоряжением акима
Черкасского  сельского округа
от «05» января 2015 года № 8
 
Регламент государственного учреждения «Аппарат акима Черкасского сельского округа»
 
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент государственного учреждения «Аппарат акима Черкасского  сельского округа» (далее — Регламент) устанавливает общие правила деятельности государственного учреждения «Аппарат акима Черкасского  сельского округа» (далее — Аппарат) в процессе выполнения возложенных на него функций в соответствии с Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента, Правительства и иными нормативными правовыми актами.
Предусмотренные Регламентом положения, применяются в деятельности в части, не урегулированной иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
1.2. Требования к работе с документами, сроки, установленные настоящим Регламентом, распространяются на всех работников Аппарата.
1.3. Организация и ведение  делопроизводства, прием, обработка и распределение корреспонденции,  в соответствии с требованиями Законов Республики Казахстан от 24 марта 1998 года № 213 «О нормативных правовых актах», от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», от 7 января 2003 года № 370 «Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
2. Планирование работы
2.1. Свою деятельность Аппарат осуществляет в соответствии с ежемесячными, годовыми планами работы.
Планы работы Аппарата составляются соответствующим работником  за 15 календарных дней до начала очередного периода.
Планы работы и ежегодный отчет о результатах деятельности Аппарата утверждаются Акимом сельского округа. При этом планы работы Аппарата утверждаются за 5 календарных дней до начала очередного периода.
Утвержденные Планы работы Аппарата направляются для ознакомления в аппарат акима района, руководителю аппарата акима района в организационно-кадровый отдел
3. Порядок  проведения аппаратных совещаний при акиме округа
3.1. Порядок планирования, подготовки, проведения аппаратных совещаний и контроля за их исполнением определяется Акимом округа в соответствии с требованиями Закона Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах» и иных нормативных правовых актов.
3.2. Аппаратные совещания проводятся на государственном и русском языках в соответствии с планом работы. Число рассматриваемых на аппаратном совещании вопросов не ограничивается.
В случае необходимости по решению акима округа могут увеличиться количество аппаратных совещаний.
3.3. По результатам рассмотрения вопросов на аппаратном совещании оформляется протокол.
4. Оформление, прохождение, рассмотрение входящей и исходящей корреспонденции
4.1. Рассмотрение и прохождение входящей, исходящей корреспонденции и иных служебных документов в Аппарате осуществляются в соответствии с законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом руководителя аппарата акима района от 2 февраля 2012 года № 5 и настоящим Регламентом.
4.2. Входящая корреспонденция принимается Аппаратом в рабочие дни с 9–00 до 18–00 часов.
4.3. Документы, поступившие с учреждений и организаций района на бумажных и электронных носителях, должны быть идентичными и оформлены на соответствующем гербовом бланке установленного образца и содержать следующие обязательные реквизиты:
исходящий номер и дату;
ссылку на соответствующие поручения Акима района, заместителей акима района, руководителя аппарата акима района, а также при ответе на запрос государственного органа — номер и дату запроса;
подпись первого руководителя или его заместителя;
фамилию исполнителя и номер его телефона.
Входящая корреспонденция, оформленная с нарушением требований настоящего Регламента, не принимается и (или) возвращается главным специалистом  Аппарата в тот же день соответствующему государственному органу.
4.4. Принятые в установленном настоящим Регламентом порядке документы рассматриваются, ставятся на контроль и регистрируются главным специалистом по делопроизводству Аппарата с указанием номера, даты и количества листов в журнале входящей корреспонденции.
4.5. Зарегистрированная, оформленная надлежащим образом корреспонденция передается работникам аппарата в соответствии с распределением акима округа.
Копия срочной корреспонденции одновременно направляется специалисту, в компетенцию которого входят вопросы, затрагиваемые в поступившем документе.
4.6. Регистрация, распределение, оформление и доведение корреспонденции до адресатов осуществляется главным специалистом в течение одних суток с момента ее поступления в Аппарат, а срочной — незамедлительно (во внеочередном порядке).
4.7. Акимом округа входящая корреспонденция рассматривается в день поступления в аппарат, а срочная — незамедлительно. По результатам рассмотрения им дается соответствующие поручения, которые оформляются в виде резолюций.
Рассмотренная Акимом округа входящая корреспонденция передается главному специалисту по делопроизводству для оформления и дальнейшей передачи работникам аппарата (исполнителю).
4.8. Подготовка, согласование и оформление исходящей корреспонденции — осуществляются в соответствии с законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом руководителя аппарата акима района от 2 февраля 2012 года № 5, настоящим Регламентом.
5. Порядок подготовки, оформления и согласования проектов нормативных правовых актов
5.1. Подготовка проектов нормативных правовых актов (далее — проекты), разрабатываемых Аппаратом в пределах его компетенции, осуществляется соответствующими специалистами по решению акима округа на государственном и русском языках в соответствии с требованиями Законов Республики Казахстан от 24 марта 1998 года № 213 «О нормативных правовых актах», от 11 июля 1997 года № 151 «О языках в Республике Казахстан», постановления Правительства Республики Казахстан от 16 августа 2006 года № 773 «О некоторых вопросах оформления и согласования проектов подзаконных нормативных правовых актов», Инструкции по делопроизводству Аппарата, утвержденной приказом руководителя аппарата акима района от 2 февраля 2012 года № 5 и настоящего Регламента.
6. Контроль исполнения
6.1. Организация контроля за своевременным и качественным исполнением поручений осуществляется в соответствии с Законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», а также иными нормативными правовыми актами и настоящим Регламентом.
6.2. На контроль берутся следующие, документы (далее — контрольные документы):
1) акты акимата и акима района, с поручениями Акиму округа;
2) протоколы заседаний акимата района, распоряжения акима района, с поручениями Акиму округа;
3) поручения (в том числе содержащиеся в протоколах совещаний и планах мероприятий) акимата и акима района  в адрес акима округа, в которых указаны сроки исполнения или имеются указания о взятии на контроль, пометки «срочно», «доложить», «внести предложения», а также поручения, из содержания которых вытекает необходимость постановки на контроль;
4) письма государственных органов, из содержания которых вытекает необходимость представления ответа, разъяснения, внесения предложений по тем или иным вопросам;
6) обращения физических и юридических лиц;
7) приказы, протоколы, постановления акимата, поручения акима района.
6.3. При поступлении в Аппарат на исполнение постановления района, в трехдневный срок составляется и утверждается Акимом округа план организационных мероприятий по их реализации.
6.4. Постановка на контроль и снятие с контроля, продление сроков исполнения контрольных документов в Аппарате осуществляются в соответствии с нормативными правовыми актами и настоящим Регламентом.
6.5. Систему контроля Аппарата составляют:
Аким округа — осуществляет общее руководство и контроль за деятельность Аппарата, в том числе за своевременным и качественным исполнением контрольных документов;
Главный специалист по делопроизводству — обеспечивает своевременную постановку документов на контроль, устанавливает сроки их исполнения с учетом резолюции акима округа, осуществляет мониторинг состояния исполнительской дисциплины в Аппарате, информирует акима округа об исполнении контрольных поручений.
До исполнителей перечень контрольных документов по исполнению постановлений и поручений акима района и структурных подразделений района доводится в бумажном формате, поручения акима района отслеживаются в журнале входящей корреспонденции.
Главный специалист по делопроизводству — обеспечивает своевременную регистрацию и постановку документов на контроль, устанавливает сроки их исполнения с учетом резолюции акима округа, осуществляет мониторинг состояния исполнительской дисциплины в Аппарате, информирует акима округа о поступивших контрольных поручениях и сроках их исполнения (еженедельно), координирует работу специалистов Аппарата; несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, вносит предложения в пределах своей компетенции Акиму округа о привлечении к ответственности специалистов Аппарата, неэффективно осуществляющих свои функции, а также специалистов Аппарата, допустивших срывы сроков или некачественное исполнение контрольных поручений;
6.6. Проекты документов, подготовленные специалистами Аппарата во исполнение контрольных документов, передаются на подпись Акиму округа не позднее, чем за три дня до окончания срока исполнения.
Документы, подготовленные во исполнение контрольных документов со сроком исполнения от 5 до 10 календарных дней, передаются на подпись Акиму округа не позднее, чем за один рабочий день до окончания срока исполнения.
Документы, подготовленные во исполнение контрольных документов со сроком исполнения до 5 календарных дней, передаются на подпись Акиму округа немедленно по их готовности и незамедлительно рассматриваются указанными должностными лицами во внеочередном порядке.
7. Рассмотрение обращений физических и юридических лиц и организация приема граждан в Аппарате
7.1. Рассмотрение обращений и прием граждан в Аппарате осуществляются в соответствии с законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» и постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 сентября 2002 года № 974 «Об организации приема физических лиц и представителей юридических лиц в центральных и местных исполнительных органах Республики Казахстан», приказа Генерального Прокурора Республики Казахстан № 109 от 16.11.2011 года «Правила учета обращений физических и юридических лиц»
8. Организация машинописных и копировально-множительных работ
8.1. Машинописные работы в Аппарате выполняются специалистами аппарата акима округа.
Все исполнители машинописных работ несут личную ответственность за правильное использование полученных официальных бланков Аппарата.
Размножение документов, распоряжений, решений акима округа производится с разрешения акима округа, а в его отсутствие главного специалиста, отвечающего за ведение делопроизводства.
8.2. Разрешение на размножение и копирование представленных материалов дается Акимом округа, а в его отсутствие главным специалистом аппарата акима.
9. Порядок оформления и выдача служебных удостоверений
9.1. Служебные удостоверения работников аппарата акима округа являются официальными документами, подтверждающими фактически занимаемые ими должности, на которые они назначены распоряжением акима округа (далее — Удостоверения).
9.2. Удостоверения подписываются акимом округа.
9.3. Удостоверения выдаются:
а) за подписью акима округа — специалистам аппарата акима;
9.4. Выдача Удостоверений осуществляется под роспись в специальном журнале, находящемся у главного специалиста по делопроизводству.
9.5. Разрешением на выдачу нового Удостоверения является распоряжения акима округа.
9.6. При последующем назначении на новую должность или освобождении от должности, ранее выданные Удостоверения в трехдневный срок должны быть возвращены в аппарат акима.
9.7. Срок действия удостоверенdrя 3 года.
9.8. При окончании срока действия удостоверения оно пересдается с новым порядковым номером, согласно журнала регистрации, и датой выдачи.
9.9. Главным специалистом по делопроизводству аппарата акима округа периодически проверяет наличие Удостоверений у работников аппарата.
9.10. В случае утраты или порчи Удостоверения его владелец немедленно докладывает в письменной форме о случившемся Акиму округа.
Утраченные Удостоверения признаются недействительными с размещением информации об этом в районных средствах массовой информации.
9.11. Бланки Удостоверений бланками строгой отчетности не являются.
9.12. Учет выдачи бланков Удостоверений ведется главным специалистом в специально заведенном журнале учета, который должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью аппарата акима округа.
В журнале учета указываются следующие сведения:
порядковый регистрационный номер;
дата выдачи;
фамилия, имя отчество получателя;
должность;
подпись получателя;
прочие сведения (возврат, утеря и т. д.)
9.13. Номера Удостоверениям присваиваются согласно его порядковому номеру в журнале учета.
Нумерация в журнале учета применяется сквозная.
9.14. Чистые и испорченные бланки Удостоверений, возвращенные Удостоверения и журнал учета хранятся в несгораемом сейфе.
9.15. При необходимости неиспользуемые, испорченные бланки Удостоверений, а также сданные Удостоверения, периодически по мере накопления подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Акты на уничтожение утверждаются руководителем аппарата акима округа.
10. Режим рабочего времени в Аппарате
10.1. Рабочий день Аппарата начинается с 9.00 и продолжается до 18.30, обеденный перерыв — с 13.00 до 14.30 часов.
10.2. Объем функциональных обязанностей  специалистов Аппарата определяется должностными инструкциями.