Черкас ауылдық  округ әкімінің аппаратының регламенті
 
Черкасс ауылдық округ әкімінің
2015 жылғы «5» қантарнан
№ 8 өкімімен
бекітілген
 
«Черкас ауылдық округ әкімінің аппараты»
мемлекеттік мекемесінің регламенті
 
1. Жалпы ереже
1.1. «Черкас ауылдық  округ әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесінің осы регламенті (бұдан әрі — Регламент) Қазақстан Республикасының Конституциясына, заңдарға, Президент, Үкімет актілеріне және өзге-де нормативтік құқықтық актілерге сәйкес жүктелген функцияларды орындау үдерісінде «Солтүстік Қазақстан облысы әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесі (бұдан әрі — Аппарат) қызметінің жалпы қағидасын белгілейді.
Регламентте көзделген ереже Қазақстан Республикасының өзге-де нормативтік құқықтық актілерімен реттелмеген бөлікте қызметте пайдаланылады.
1.2. Осы Регламентте белгіленген құжатпен жұмыс істеуге қойылған талаптар, мерзімдер Аппараттың барлық қызметкерлеріне ортақ.
1.3. Құпия емес іс жүргізуді ұйымдастыру және жүргізу, корреспонденцияны қабылдау, өңдеу және бөлу, соның ішінде электрондық құжат айналымын жүргізу Қазақстан Республикасының «Нормативтік құқықтық актілер туралы» 1998 жылғы 24 наурыздағы № 213, «Әкімшілік рәсімдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221, «Электрондық құжат айналымы және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» 2003 жылғы 7 қаңтардағы № 370 заңдарының талаптарына және өзге-де нормативтік құқықтық актілері
2. Жұмысты жоспарлау
2.1. Аппарат өз қызметін тоқсан сайынғы, жылдық және ұзақ мерзімдік жұмыс жоспарларына сәйкес жүзеге асырады.
Аппараттың жұмыс жоспарын бағдарламалық құжаттарды ескере отыра, дербес құрылымдық бөлімшелердің ұсынысымен кезекті кезең басталғанға дейін 15 күнтізбелік күн қалғанда тиісті қызмет жасайды.
Жұмыс жоспарлары мен Аппарат қызметінің нәтижесі туралы жыл сайынғы есеп аппарат басшысының шешімімен бекітіледі. Бұл ретте Аппараттың жұмыс жоспарлары кезекті кезең басталғанға дейін 5 күнтізбелік күн қалғанда бекітіледі.
Аппараттың бекітілген жұмыс жоспарлары танысып, орындау үшін аудан әкімінің аппартыны, аудан әкімінің басшысына, ұйымдастыру-қадрлық бөліміне  жіберіледі.
3. Аппарат кеңестерін жоспарлау, дайындау және өткізу тәртібі
3.1. Аппарат кеңестерін жоспарлау, дайындау, өткізу тәртібін және олардың орындалуын бақылауды «Әкімшілік рәсімдер туралы» Қазақстан Республикасының 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107 Заңының талаптарына және өзге-де нормативтік құқықтық актілерге сәйкес округ әкімі айқындайды.
3.2. Аппарат кеңестері жұмыс жоспарына сәйкес мемлекеттік және орыс тілдерінде өткізіледі. Аппарат кеңесінде қарастырылатын мәселеге шек қойылмайды.
Қажет болған жағдайда, округ әкімінің шешімімен кезектен тыс аппарат кеңесі өткізілуі мүмкін.
3.3. Аппрат кеңесінде қаралған мәселе нәтижесі бойынша хаттама ресімделеді.
Аппараттың ресми интернет-ресурсында оның жұмыс қорытындысы туралы, ақпарат міндетті түрде жарияланады.
4. Кіріс және шығыс корреспонденцияны ресімдеу, өткізу, қарау
4.1. Аппаратта кіріс және шығыс корреспонденцияны және өзге-де қызметтік құжаттарды қарау және өткізу Қазақстан Республикасының «Әкімшілік рәсімдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 Заңдарына, аппарат басшысының 2008 жылғы 19 желтоқсандағы № 409 бұйрығымен бекітілген Іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа және осы Регламентке сәйкес жүзеге асырылады.
4.2. Кіріс корреспонденцияны Аппарат жұмыс күндері сағат 9-00-ден 18-00-ге дейін қабылдайды.
4.3. Мемлекеттік органдардан қағаз және электрондық тасығыштарда келіп түскен құжаттар сәйкестікте болып, белгіленген үлгідегі тиісті елтаңбалы бланкте ресімделуі қажет және мына міндетті деректемелерден тұруы тиіс:
шығыс номер мен күн;
Аудан әкімінің, аудан әкімінің орынбасарларының, әкім аппаратының басшысының тапсырмаларына сілтеме, сондай-ақ мемлекеттік органның сұратуына жауап жазған кезде сұратудың номері мен күні, ал қажеттігіне қарай сұратудың көшірмесі;
бірінші басшының немесе оның орынбасарының қолы;
орындаушының тегі, телефон номері, электрондық пошта мекен-жайы.
Осы Регламенттің талаптарын бұза отыра ресімделген кіріс корреспонденция қабылданбайды және (немесе) Аппараттың бас маманымен дәл сол күні оны тиісті мемлекеттік органға қайтарады.
4.4. Осы Регламентте белгіленген тәртіпте қабылданған құжаттарды Аппараттың бас маманы тіркеу мөртабанында номерді, күн мен парақ санын көрсете отыра, қарайды, бақылауға қояды және тіркейді.
4.5. Тіркелген, тиісті үлгіде ресімделген корреспонденция округ әкімінің бөлуіне сәйкес адресаттарға жіберіледі.
Шұғыл корреспонденция көшірмесі келіп түскен құжатта қозғалған мәселелер құзыретіне кіретін маманға бір мезгілде жіберіледі.
4.6. Корреспонденцияны тіркеу, бөлу, ресімдеу және адресаттарға жеткізуді оның Аппаратқа келіп түсу сәтінен бастап бір тәулік ішінде, ал шұғылды іле-шала (кезектен тыс тәртіпте) бас маман жүзеге асырады.
4.7. Округ әкімі кіріс корреспонденцияны келіп түскен күні, ал шұғылды іле-шала қарайды. Қарау нәтижелері бойынша олар бұрыштама түрінде ресімделетін тиісті тапсырма береді.
Округ әкімі қараған кіріс корреспонденция ресімдеу үшін және ілгеріде құрылымдық бөлімше басшысына (орындаушыға) беру үшін бас маманға жіберіледі.
4.8. Шығыс корреспонденцияны дайындау, келісу және ресімдеу Қазақстан Республикасының «Әкімшілік рәсімдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 заңдарына, аппарат басшысының 2008 жылғы 19 желтоқсандағы № 409 бұйрығымен бекітілген Іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа, осы Регламентке сәйкес жүзеге асырылады..
5. Нормативтік құқықтық акті жобаларын дайындау, ресімдеу және келісу тәртібі
5.1. Аппараттың өз құзыреті шегінде әзірлейтін нормативтік құқықтық акт жобаларын (бұдан әрі — жобалар) дайындауды Қазақстан Республикасының «Нормативтік құқықтық актілер туралы» 1998 жылғы 24 наурыздаңы № 213, «Қазақстан Республикасындағы тілдер туралы» 1997 жылғы 11 шілдедегі № 151 заңдарының, «Заңға бағынысты нормативтік құқықтық актілер жобаларын ресімдеу және келісудің кейбір мәселелері туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2006 жылғы 16 тамыздағы № 773 қаулысының, Аппараттың іс жүргізу нұсқаулығының,  және осы Регламенттің талаптарына сәйкес аппарат басшысының шешімімен мемлекеттік және орыс тілдерінде тиісті құрылымдық бөлімше жүзеге асырады.
6. Орындауды бақылау
6.1. Тапсырмаларды уақытында және сапалы орындауды бақылауды ұйымдастыру Қазақстан Республикасының «Әкімшілік рәсімдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 заңдарына, сондай-ақ өзге-де нормативтік құқықтық актілерге және осы Регламентке сәйкес жүзеге асырылады.
6.2. Бақылауға келесі, соның ішінде құпия құжаттар (бұдан әрі — бақылау құжаттары) алынады:
1) округ әкіміне тапсырмалары бар аудан әкімінің актілері;
2) округ әкіміне тапсырмалары бар әкім қаулылары, аудан әкімінің аппаратының отырыстарының хаттамалары, аудан әкімінің өкімдері;
3) Облыс әкімінің, аудан әкімінің округ әкімінің атына жазған орындау мерзімі көрсетілген немесе бақылауға алуға нұсқау, «шұғыл», «баяндалсын», «ұсыныстар енгізілсін» деген белгілері бар тапсырмалары (соның ішінде, кеңес хаттамалары мен іс-шаралар жоспарларында бар), сондай-ақ мазмұнынан бақылауға қою қажеттігі шығатын тапсырмалар;
5) мазмұнынан қандай да бір мәселелер бойынша жауап беру, түсіндіру, ұсыныс енгізу қажеттігі шығатын мемлекеттік органдардың хаттары;
6) жеке және заңды тұлғалардың өтініштері;
7) бұйрықтар, хаттамалар, әкімдік қаулылары, аудан әкімінің тапсырмалары.
6.3. Аудан әкімінің қаулысыі Аппаратқа орындауға түскен кезде, үш күндік мерзімде оларды іске асыру жөніндегі ұйымдастыру іс-шараларының жоспары жасалып, округ әкімінің шешімімен бекітіледі.
6.4. Аппаратта бақылау құжаттарын бақылауға қою және бақылаудан алу, оларды орындау мерзімін ұзарту нормативтік құқықтық актілерге және осы Регламентке сәйкес жүзеге асырылады.
6.5. Аппараттың бақылау жүйесін мыналар құрайды:
округ әкімі — Аппарат қызметіне, соның ішінде бақылау құжаттарын уақытында және сапалы орындауға жалпы басшылық етеді және бақылайды;
іс жүргізу жөніндегі бас маман — құжаттарды уақытында бақылауға қоюды қамтамасыз етеді, аппарат басшылығының бұрыштамасын ескере отыра, оларды орындау мерзімін белгілейді, Аппараттағы орындаушылық тәртіптің жай-күйіне мониторинг жасайды, Аппарат басшылығын бақылау тапсырмаларын орындау туралы хабардар етеді.
Аудан әкімінің қаулылары мен тапсырмаларын орындау жөніндегі бақылау құжаттарының тізбесі қағаз форматта ай сайын орындаушыларға жіберіліп отырады, аудан әкімінің тапсырмалары кіріс құжаттар корреспонденциясында тіркеледі
Іс жүргізу жөніндегі бас маман белгіленген құзырет шегінде — құжаттарды уақытында тіркеуді және бақылауға қоюды қамтамасыз етеді, Аппарат басшылығының бұрыштамасын ескере отыра, оларды орындау мерзімін белгілейді, Аппараттағы орындаушылық тәртіптің жай-күйіне мониторинг жасайды, Аппарат басшылығын келіп түскен бақылау тапсырмалары және бақылау құжаттарының тізбесін тарату және оларды орындау мерзімінің (апта сайын) келгені туралы ескерту жасау жолымен оларды орындау мерзімі туралы хабардар етеді, Аппараттың іс жүргізуге және ішкі бақылауға жауапты құрылымдық бөлімше қызметкерлерінің жұмысын үйлестіреді; іс жүргізуді ұйымдастыруға және Аппаратты құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің жұмысына дербес жауапкершілікке ие, , сондай-ақ бақылау құжаттарын орындау мерзімін бұзуға немесе сапасыз орындауға жол берген Аппарат қызметкерлерін тәртіптік жауапкершілікке тарту туралы ұсыныс енгізеді.
6.6. Аппараттың бөлімшелері бақылау құжаттарын орындау үшін дайындаған құжат жобалары Аппарат басшылығына орындау мерзімі аяқталғанға дейін үш күннен кешіктірмей қол қоюға ұсынылады.
Орындау мерзімі 5 күтізбелік күннен 10 күнтізбелік күнге дейін бақылау құжаттарын орындау үшін дайындалған құжаттар Аппарат басшылығына орындау мерзімі аяқталғанға дейін бір жұмыс күнінен кешіктірмей қол қоюға ұсынылады.
Орындау мерзімі 5 күнтізбелік күнге дейін бақылау құжаттарын орындау үшін дайындалған құжаттар олар дайын болған соң, дереу округ әкіміне қол қоюға жіберіліп, кезектен тыс тәртіпте аталған лауазымды тұлғалар дереу қарайды.
7. Аппаратта жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау және азаматтарды қабылдауды ұйымдастыру
7.1. Аппаратта азаматтардың өтініштерін қарау және қабылдау Қазақстан Республикасының «Әкімшілік рәсімдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 Заңдарына, Қазақстан Республикасы Үкіметінің «Қазақстан Республикасының орталық және жергілікті атқарушы органдарында жеке және заңды тұлғаларды қабылдауды ұйымдастыру туралы» 2002 жылғы 4 қыркүйектегі № 974 қаулысына сәйкес жүзеге асырылады.
№ 109  2011 ж. 16.11. «Физикалық және заң беттердін үндеулерін  есепке алу  Ережелері »   Қазақстан Республикасының Бас Прокурордың бұйрығы
8. Машинкамен басу және көшіру-көбейту жұмыстарын ұйымдастыру
8.1. Аппаратта машинкамен басу жұмыстары әкім аппаратының мамандарымен қабылдау бөлмелерінде орындалады.
Барлық машинкамен басу жұмыстарын орындаушылар алған Аппараттың ресми бланкілерін дұрыс пайдалануына дербес жауапкершілік атқарады.
8.2. Ұсынылған материалдарды көбейтуге және көшірмесін жасауға рұқсатты округ әкімінің, ал ол болмаған жағдайда облыс әкімінің шешімдері мен өкімдерін шығару жөніндегі бас маманмен беріледі.
9. Қызметтік куәліктерді ресімдеу және беру тәртібі
9.1. Округ әкімі аппаратының қызметкерлерінің қызметтік куәліктері (бұдан әрі — Куәліктер), округ әкімінің бұйрығымен тағайындалған, олардың іс-жүзінде атқарып жатқан қызметтерін растайтын ресми құжаттар болып табылады.
9.2. Куәліктерге округ әкімі қол қояды 
9.3. Куәліктер:
а) округ әкімінің қолымен — округ әкімі аппаратының қызметкерлеріне беріледі.
9.4. Куәліктерді беру облыс әкімі аппараты бас маманы жауапты қызметкерінде болатын арнайы журналға қол қойдырып жүзеге асырылады.
9.5. Округ әкімінің өкімі  жаңа Куәлікті беруге рұқсат болып табылады.
9.6. Кейін жаңа лауазымға тағайындалғанда немесе лауазымнан босатылғанда бұрын берілген Куәліктер үш күндік мерзімде округ әкімі аппаратының  қайтарылуға тиіс.
9.7. Куәліктің күшінде болатын мерзімі 3 жыл.
9.8. Куәліктің күшінде болатын мерзімі аяқталғанда, ол жаңа реттік нөмірімен, тіркеу журналына және берілетін күніне сәйкес қайта шығарылады.
9.9. Округ әкімі аппаратының бас маманы кезең кезеңімен бағыныстағы жұмыскерлерде Куәліктерінің бар болуын тексереді.
9.10. Куәлікті жоғалтқан немесе бүлдірген жағдайда оның иесі дереу жазбаша түрде округ әкіміне  баяндайды.
Жоғалған Куәліктер жарамсыз деп танылады және бұл туралы аудандық бұқаралық ақпарат құралдарында, ақпарат орналастырылады.
9.11. Куәлік бланкілері қатаң есеп бланкілері болып табылмайды.
9.12. Куәлік бланкілерін беруді есепке алу округ әкімі аппаратының бас маманы  арнайы басталған журналда жүргізеді, ол нөмірленеді, жіптеледі және облыс әкімінің мөрімен бекітіледі.
Есепке алу журналында мынадай мәлімет көрсетіледі:
реттік тіркеу нөмірі;
берілген күні;
алушының тегі, аты, әкесінің аты;
лауазымы;
алушының жеке басын куәландыратын құжаттың деректері;
Куәлікті берген қызметкердің қолы;
алушының қолы;
өзге-де мәліметтер (қайтару, жоғалту және т.б.)
9.13. Куәліктерге нөмірлер оның есепке алу журналындағы реттік нөміріне сәйкес беріледі.
Есепке алу журналында толық өткізілген нөмірлеу қолданады.
9.14. Куәліктердің таза және бүлінген бланкілері, қайтарылған Куәліктер және есепке алу журналы күймейтін сейфте сақталады.
9.15. Қажет болғанда Куәліктердің пайдаланбайтын, бүлінген бланкілері, сондай-ақ қайтарылған Куәліктер жиналуына қарай тиісті акті жасалып жойылуға тиіс.
Жою актілері округ әкімімен бекітіледі.
10. Аппараттағы жұмыс уақытының режимі
10.1. Аппарата жұмыс күні сағат 9.00 басталады және 18.30-ге дейін жалғасады, түскі үзіліс — сағат 
13.00-ден 14.30-ге дейін.
10.2. Аппарат қызметкерлерінің функционалдық міндеттерінің көлемі лауазымдық нұсқаулықтармен айқындалады.